ChatGPT 工作交辦模板：六問寫清楚需求，附週報完整範例

工作交付示意圖。本文週報素材及參考答案是編輯團隊原創虛構練習，非真實客戶資料或 ChatGPT 實測紀錄。

寫工作 Prompt 前，先回答六個問題

重點是把你腦中已知、AI 還沒拿到的資訊寫出來。以下是整理需求的起點，可以依任務刪減；查一個詞不用填滿六欄，牽涉多份資料、他人承諾或對外交付時再寫完整。

1. 要達成什麼？「讓主管決定先協調哪個阻礙」比「寫得專業」更能決定該保留哪些內容。
2. 誰要用？主管已知專案背景，就不用重述整個專案起源；如果收件人是客戶，材料可揭露的範圍也會不同。
3. 依據什麼？附上來源、日期與版本；說清楚哪一份更新了哪個狀態。缺資料時保留待確認。
4. 交什麼？指定真正用得上的欄位與格式，例如摘要、進度表與待決事項。
5. 界線在哪？哪些可以自行整理，哪些不能推論或執行？例如可以提出下一步建議，但不能替人承諾期限。
6. 怎麼算完成？把重要檢查寫成可對照的條件，例如「8 件寫完，不得變成 8 件審查通過」。

可複製的 AI 工作交辦卡

把方括號換成你的內容。若這次只要整理你提供的資料，就限制在材料範圍；如果需要查新資料，改成允許查詢的來源、日期範圍，以及如何附上連結。不要沿用一條與工作目的衝突的限制。

完整範例：把三份進度材料整理成週報

這個練習要分清「寫完」「送審」「核准」與「提議」。複製下方全文或下載 TXT，貼進 ChatGPT 的文字對話即可開始；不需要連接公司的看板。取得回答後，再展開下一節的核對基準。

怎麼看出回答能不能交？

先檢查狀態有沒有被改掉，再看措辭。若回答說「內容全數完成，9/30 準時發布」，即使排版漂亮，也沒有忠實呈現材料。8 件草稿已寫完，只有 5 件審查通過；9/30 也還只是提議。

參考週報（由編輯團隊依虛構材料編製，非模型實測紀錄）

摘要：8 件內容草稿已完成撰寫，5 件已通過審查，其餘 3 件已送審、尚待結果（S1、S2）。首頁仍待品牌審查；原定 10/02 發布以兩項審查完成為前提，提前到 9/30 只是提議，尚未獲准（S1、S3）。

項目｜目前狀態｜下一步｜負責人｜期限｜來源
內容｜8 件已寫完、5 件審查通過；其餘 3 件送審中｜詢問審查回覆時間｜小安（內容負責）；審查人姓名待確認｜小安詢問：2026-09-25；審查完成：待確認｜S1、S2
首頁版型｜已送品牌審查，仍待回覆｜建議詢問可回覆時間；素材未提供追蹤工作的指派資訊，待確認｜小禾（設計負責）；追蹤及品牌審查負責人待確認｜待確認｜S1、S3
發布日期｜原定 2026-10-02，需先完成內容與品牌審查；9/30 提前提議尚未決定｜主管決定是否評估提前，並先取得審查時程｜主管決策；發布執行負責人待確認｜原定 2026-10-02（有前提）；提議 2026-09-30（未核准）｜S1、S3

待主管決定：
1. 是否評估 9/30 提前發布？先取得兩項審查可完成時間，再判斷可行性。
2. 指派誰追蹤品牌審查、何時回覆？素材沒有既定安排，不能代為填入。

核對重點：
- 8 件「寫完」不等於 8 件「審查通過」，更不等於已發布。
- S2 補充剩餘 3 件已送審、待結果；不能推成審查已開始或已通過。
- 5/8 是已通過內容審查的比例，不能當作整個專案的完成率。
- S3 沒有取代原定日；兩個日期都要保留條件和狀態。
- 「小禾是設計負責人」不等於「小禾已接下追蹤審查工作」。
- 下一步可以提出建議，但必須標明建議；沒有承諾就不填成既定待辦。
- 合格答案不必逐字相同，但以上事實和界線不能改。

這份參考答案用來對照事實，不要求逐字相同。例如可以將「品牌審查時程待確認」放在表格或待決清單，但不能憑空寫出承諾。若你要求 AI 自行檢查，也仍要回到 S1、S2、S3 核對，不能只看它說「已確認」。

第一版不對，怎麼給修改指令？

指出哪一句、錯在什麼來源、要保留什麼。這樣修改後才能確認問題是否真的修好。以下是遇到相應錯誤時可用的回饋：

你把 9/30 寫成確定發布，但 S3 只有未核准提議。請保留 S1 的原定 10/02 與審查前提，把 9/30 列為待主管決定。再核對摘要和表格，確認沒有其他地方仍寫成已定案；其餘正確的內容狀態維持不變。

換成自己的工作，先替換材料與判定條件

• 換週報：刪掉練習人名、日期與 8 件／5 件設定，貼上本週材料；重新定義哪些狀態代表寫完、驗收或正式發布。
• 換會議紀錄：交付物改成決議、待辦與未定提案；附與會角色、逐字稿日期和可確認的負責人。可接著做會議紀錄練習。
• 換商務回信：先列有效條件與待核准承諾，再起草對外文字；用商務回信範例練習內部資訊和對外內容的差別。
• 換資料整理：先說清楚每列代表什麼、重複資料怎麼判斷、衝突如何處理；參考Excel 整理練習的逐列核對方式。

真實工作只提供有權使用、符合公司規範且完成必要去識別的材料。這張卡讓需求比較明確，但不能保證輸出正確，也不會自動授予寄信、發布或更動系統的權限。

這張卡的使用範圍與參考

本文用六問整理工作需求，是一種可調整的寫法。OpenAI 的 ChatGPT 提示撰寫指南也建議清楚說明要求、提供足夠背景，並依回覆持續調整。官方指南並沒有指定本文這張六問卡；上述週報材料與核對基準由編輯團隊另行編製。來源查核：2026 年 9 月 26 日。

交辦前先把規格講清楚，收到成果後再用六項工作成果驗收清單核對來源、數字與可交付性。兩個步驟搭配使用，才知道這次要補的是需求、材料，還是回答本身。