ChatGPT 會議紀錄教學：逐字稿整理成決議與待辦，附可練習範例
會議錄了，也轉成文字了，接下來卻還要自己找結論、追負責人、補期限。把逐字稿貼給 ChatGPT 時，直接指定決議與待辦欄位，就有一個可以逐項核對的起點。下面用同一份短材料，帶你整理出可交接的紀錄。
這次要完成的成果
一份分清「已決議、待辦、提議未決、待確認」的會議紀錄。只要能把文字貼進 ChatGPT 就能練習，不需要音訊功能。本文的練習只用文字，沒有實測任何錄音或轉錄功能；手上只有錄音的話，先看下方「手上只有錄音？」一段，確認整理後還能回查什麼。
先準備能辨識日期與說話者的文字
保留會議日期、時區、說話者及時間碼，後面才能追溯「誰答應了什麼」。如果手上只有散亂筆記，先保留原句，說話者或日期不知道就註明；不要為了看起來整齊，先把疑問改成肯定句。
第一次用下面的虛構資料即可。換成真實工作時，只貼你有權使用的內容，先去掉不必要的個資與機密。若錄音轉出的字句本來就有誤，整理後仍需回到原始材料確認。
手上只有錄音？先確認整理後還能回查什麼
這篇的整理方法，靠時間碼或段落編號回查「誰說了什麼」。所以把錄音交給 ChatGPT 之前，先分清楚你走的是哪一條路。有的路線會留下原始音訊，有的不會；有的路線，你的帳號可能還不能用。
以下依 2026 年 10 月 12 日讀取的 OpenAI 說明中心整理。本文沒有實測音訊上傳、Meetings 外掛、中文辨識準確度或說話者辨認。功能能不能用，以你帳號當下的畫面與官方說明為準。
已有逐字稿或筆記
- 適用
- 只需要能在 ChatGPT 貼上文字。依官方說明，免費方案目前不能上傳音訊，請走這一條。
- 做法
- 直接貼上，用本文的完整練習或空白模板。公司會議工具產生的逐字稿、自己記的筆記都屬於這一類。
- 回查依據
- 你手上的逐字稿與時間碼；沒有時間碼，就用段落編號。
- 注意
- 逐字稿本身轉錯的地方，整理後仍然是錯的。重要的數字與承諾，要回到原始材料確認。
上傳自己有權使用的錄音檔
- 適用
- 依官方說明，限付費方案與工作區（含 Enterprise），免費方案不提供。即使是付費帳號，也可能因工作區設定、地區、使用的 App 或模型而無法使用。
- 做法
- 上傳 MP3、M4A 等音訊檔，先請它產出逐字稿，核對過再照本文欄位整理。若逐字稿沒有可信的時間位置，就改用段落編號回查，不要把它補出的時間當成錄音時間。
- 回查依據
- 原始錄音仍在你手上，可以對照。
- 注意
- 官方提醒，說話者辨認可能不可靠，重要內容要對照原始錄音。很長的錄音屬盡力處理，可能逾時。官方列出的 512 MB 是檔案大小上限，不代表這麼大的錄音一定處理得完。
ChatGPT 的 Meetings 外掛（會議中錄製）
- 適用
- 依官方說明，目前是 macOS 上的 Pro 與 Business 方案 beta；Business 需要工作區啟用 Space 與 Meetings 外掛。Enterprise 只開放有限測試，尚未全面提供。iOS、Android、Windows 官方標示即將推出。
- 做法
- 需要麥克風與系統音訊權限。會議結束後，Space 裡會留下筆記與可編輯的行動項目。它和舊的 Record 功能不同，舊教學的步驟不能直接套用。
- 同意
- 開始錄製前，要先取得所有與會者同意；App 跳出的通知不等於對方已經同意。
- 回查依據
- 筆記完成後，音訊會從你的 Mac 與 OpenAI 端刪除，無法重播。只有在離線或處理未完成時會暫時保留，這不是可以事後回聽的備份。
選了不保留音訊的路線，「事後回聽確認」這一步就不存在。要保留回查能力，請在會議結束後盡快請與會者核對決議、負責人與期限。若需要保存原始錄音，先確認已取得同意，並符合公司規範。
不論走哪一條路，ChatGPT 產出的逐字稿或筆記都只是一份材料，不是已核對的原文。自動辨認的說話者先標「待確認」，對過原音或與會者再改。接著照下方練習或空白模板整理，規則不變。
練習材料：一場兩分半的籌備會議
以下人物與活動均為編輯團隊自造，時間碼是練習用標記，沒有對應真實錄音。故意保留人數更正、未定提案與未分派的工作，讓你看得出整理是否忠於原文。
下載原始逐字稿 TXT【虛構練習材料】秋季分享會籌備會議 會議日期：2026-09-10（星期四），台北時間 10:00 與會者：主持人阿晴、企劃小禾、設計阿岳 [00:00] 阿晴：今天確認邀請名單、海報和場地安排。 [00:12] 小禾：目前規劃邀請三十人。 [00:25] 阿晴：我確認過場地，這次改成二十四人，以二十四人為準，剛才三十人的說法作廢。 [00:43] 小禾：收到。我會在九月十一日下午三點前，把二十四人的邀請名單草稿交給阿晴。 [01:03] 阿岳：海報初稿我下週二交。這裡的下週二是指九月十五日，當天下午五點前。 [01:20] 阿晴：好，海報先做活動日期和主題，講者照片等本人提供再放。 [01:38] 小禾：我提議加一場線上直播，不過設備和人力還沒確認。 [01:51] 阿晴：直播先保留提案，今天不決定，也先不要對外宣傳。 [02:08] 阿晴：另外需要有人向場地方確認投影接頭規格。 [02:17] 小禾：這件事還沒分配給誰，期限也還沒定，請在紀錄裡列待確認。 [02:30] 阿晴：今天先到這裡。邀請名單和海報都先交草稿，不代表可以直接寄出或發布。
把這段要求和逐字稿一起貼上
下面已把指令和前面的逐字稿接好。複製後貼到 ChatGPT，等它產出紀錄，再往下對照參考結果；不需要先把材料整理成答案。
一次取得完整練習
下方已放入整理指令、核對規則和這場虛構會議的完整逐字稿，不含參考答案。一次複製後貼到 ChatGPT，就能開始練習。
取得結果後，往下核對人數、負責人、期限和未決事項。換成自己的會議時，替換整段逐字稿，並保留該場會議的日期與時區。
參考結果：每個重要項目都有回查位置
下面是依材料編製的參考答案，並非 ChatGPT 實測輸出。你取得的措辭可以不同，但人數、狀態、負責人、期限和來源應相符。這份紀錄也不代表任務已完成。
已決議
- 邀請人數改為 24 人，30 人說法作廢。來源：[00:12]、[00:25]。
- 海報先做活動日期與主題，講者照片待本人提供。來源：[01:20]。
- 名單與海報先交草稿；尚未授權寄出或發布。來源：[02:30]。
待辦：分成三張可追蹤的工作卡
期限均為台北時間。手機上逐張看；下載版另有表格，方便貼進團隊文件。
整理 24 人邀請名單
- 負責人
- 小禾
- 期限
- 2026-09-11 15:00
- 交付狀態
- 名單草稿交阿晴；尚未完成
- 來源
- [00:43]
製作海報
- 負責人
- 阿岳
- 期限
- 2026-09-15 17:00
- 交付狀態
- 海報初稿；尚未完成
- 來源
- [01:03]、[01:20]
確認投影接頭規格
- 負責人
- 待確認
- 期限
- 待確認
- 交付狀態
- 向場地方詢問；尚未分派
- 來源
- [02:08]、[02:17]
「下週二」可以記為 2026-09-15，是因為會議日期已知，而且阿岳在 [01:03] 明說九月十五日。年份則沿用這場會議的 2026 年。若只有一句「下週二交」，卻不知道是哪天開會，就保留原句並請人確認，不能拿整理當天當基準。
提議未決與待確認
直播仍是提議：小禾提出想法，阿晴明說今天不決定、不對外宣傳，來源 [01:38]、[01:51]。投影接頭的負責人與期限未定，來源 [02:17]。活動日期、主題文字及照片何時提供，材料也沒有寫，不能自行補上。
更正紀錄則留下「30 人 → 24 人，依 [00:25]」。這是明確更正；如果兩位與會者只是各持不同數字，沒有定案，就應保留分歧，而不是選最後出現的數字。
下載 Markdown 參考結果三個看起來合理、其實改了會議意思的寫法
以下錯誤句均為編輯示範，不是某次 ChatGPT 回答或失敗率統計。
- 「決議新增直播，由小禾負責。」提議被升級成決議，提出者被填成負責人。應回到 [01:38]、[01:51]，放進提議未決。
- 「阿岳已完成海報。」把未來要交的初稿寫成完成。應保留 [01:03] 的期限與草稿狀態。
- 「阿晴明天確認投影設備。」原文沒指派人，也沒說明天。兩欄都應待確認，不能靠主持人身分推定。
發現錯誤時，直接指向那一項與來源：「直播在 [01:51] 沒有決定，請移到提議未決，保留其他正確內容，再檢查有沒有類似誤列。」比起只說「再仔細一點」，這樣比較容易核對修正範圍。
換成自己的會議：下載空白交辦模板
上面的練習已經附好虛構逐字稿。要整理自己的會議時，改用這份空白模板：先填會議日期、時區與材料範圍，再貼入逐字稿，不必從練習包裡拆掉範例。
不知道日期或說話者就寫待確認；只有節錄時，也要說明缺了哪些段落。沒有時間碼可改用段落編號回查，不能為了填滿欄位編造錄音時間。
先拿一小段已知材料核對結果，確認決議、期限和待確認欄位沒有被改寫，再擴大材料範圍。若還不知道該交付什麼，可以先用六題 AI 工作交辦說明釐清需求；這份模板會繼續產出核對草稿，不會替你寄出、分派任務或取得與會者同意。
下一次只換材料，保留交付格式
確認這次結果後，把指令、原始材料與修正版放在一起。下次換成另一場會議，先檢查日期、角色與交付需求，再用相同欄位整理。重跑時依然要查看來源；上一份做對，不代表下一份也沒有歧義。
需要更完整的交件檢查，可以接著看六項 AI 工作成果驗收清單。把這個方法用到報告、表格或簡報時，也能沿用「材料、成果要求、修正、留下做法」的順序。
想把同樣的核對方法用在表格，可以接著做ChatGPT Excel 資料整理練習。下載活頁簿，練習分辨重複列、矛盾金額與待確認資料，再逐列對照答案。
核對原始材料的原因：OpenAI 的準確性說明也提醒，ChatGPT 可能產生錯誤，重要資訊需要查證。本文的時間碼與待確認欄位，就是為了讓這一步容易執行。
需要把會議結果回覆給客戶時，可以接著做ChatGPT 商務回信練習，把已確認條件、客戶要求與尚未同意的方案分開，再起草回覆。