ChatGPT 整理 Excel 教學：判斷重複資料，附練習檔與答案

想請 ChatGPT 整理 Excel，卻發現加總和原表對不起來？先別急著叫它重算。重複匯出的資料、同訂單不同品項、空白金額與退款，可能被當成同一種數字處理。這篇用 12 列資料，練習把規則說清楚，拿回每一列都有去向的結果。

學域 Realms 編輯團隊2026 年 9 月 11 日更新：2026 年 9 月 27 日約 12 分鐘（含練習材料）

插畫人物將對帳、機票與查資料三項工作帶向完成，標示讓 AI 做到交件 — AI 工作交付示意圖；下方資料是本文自造的練習，不是真實公司帳目。

先說這次要交什麼

整理結果、例外清單、可回到原始列的合計。本文使用純文字 CSV，你可以貼給 ChatGPT 練習；不需要把真實客戶資料交出去。參考答案由編輯團隊依規則編製，以 Python 重算，不是 ChatGPT 實測紀錄。

先問：一列代表什麼，哪個 ID 才能用來去重？

這份匯出的一列是一筆交易明細。row_id 是來源列的固定編號，像信封上的追蹤號，排序後也保留；transaction_line_id 才是這個練習系統的交易明細識別碼。order_id 是訂單號，一張訂單可以買兩種東西，不能看到訂單號重複就刪掉其中一列。

實際系統可能一列代表品項、付款事件或狀態更新。先問清資料定義，才能選去重鍵；這份範例的規則不直接套用所有 Excel。原表只讀，另存整理結果，才有辦法回查。

Excel 的「移除重複」也需要先選判重欄位。Microsoft 官方說明指出，這項操作保留第一筆並移除重複整列，建議先複製原始資料。所以先想清楚「相同」怎麼定義，再交給 Excel 或 AI 執行。

下載練習：12 列原始資料和核對答案

所有品項、編號與交易都是虛構。想直接用 Excel 開始，可以下載下方活頁簿；想逐份查看純文字材料，則使用後面的 CSV 與規則檔。

一份 Excel，分頁練習與核對

內含「練習說明、原始資料、整理答案、例外答案」四個分頁，保留空白金額與已知的 0；答案區附分幣別、分類型的合計公式。

下載 Excel 練習活頁簿（XLSX）

先讀原始資料與規則，練習後再對照答案。交給 AI 時只提供原始資料與規則，避免把答案一起交出去。這是固定的 12 列練習包，公式只重算答案區合計，不會自動清理新資料。

分開下載也可以。CSV 是純文字資料表；若用 Excel 開啟中文出現亂碼，改由「從文字／CSV」匯入並選 UTF-8。

原始資料（12 列）處理規則完整練習（指令＋規則＋原始資料）整理結果（6 列）例外清單（6 列）逐列說明與重算答案

展開原始 CSV，直接複製練習

row_id,transaction_line_id,order_id,item,type,currency,amount,status,original_line_id
R01,T01,O01,筆記本,sale,TWD,1200,confirmed,
R02,T02,O01,收納袋,sale,TWD,300,confirmed,
R03,T01,O01,筆記本,sale,TWD,1200,confirmed,
R04,T03,O02,桌燈,sale,TWD,900,confirmed,
R05,T03,O02,桌燈,sale,TWD,990,confirmed,
R06,T04,O03,工具包,sale,USD,40,confirmed,
R07,T05,O04,收納盒,sale,TWD,,confirmed,
R08,T06,O05,資料夾,sale,TWD,600,pending,
R09,T07,O01,收納袋退款,refund,TWD,300,confirmed,T02
R10,T08,O06,桌墊,sale,TWD,500,confirmed,
R11,T09,O07,試用卡,sale,TWD,0,confirmed,
R12,T10,O08,退款待核,refund,TWD,200,pending,

六條規則，比「幫我清理一下」更容易核對

同明細 ID 先比全部業務欄位。除了來源 row_id，其他欄位都相同才是本例可排除的匯出副本，保留最先出現的列，另一列留下重複原因。
同 ID 有矛盾，整組隔離。本例沒有可靠的版本時間，不能挑最後一列、較小金額，或平均兩個數字。若不是明確重複，先等來源確認。
空白不補零，待確認不算完成。amount 空白、status 為 pending 都列例外；confirmed 且明寫 0 的資料則保留。數字零和不知道是兩件事。
退款保留自己的身分。type 為 refund，amount 用正數單列，original_line_id 指向原銷售明細；先核對訂單、幣別與原明細。不要把原銷售抹掉，也不要直接改成負銷售混算。
幣別與類型分開。分別加總 TWD／USD 的 sale 與 refund。沒有匯率就不換算；這個練習也沒有手續費、稅或付款入帳時間，不能宣稱實收或淨利。
每列都有去向。原始每個 row_id 只能在 cleaned 或 exceptions 出現一次。例外不是被刪除，而是暫不納入本次合計的可追查資料。

可直接複製的 ChatGPT 資料整理指令

一次取得完整練習

下方已放入交辦指令、處理規則和 12 列虛構原始資料，不含整理答案。複製後貼到 ChatGPT 即可，不必分別開啟三份檔案。

完整練習文字（也可手動選取複製）

請依我提供的處理規則整理這份虛構交易明細，保留原始資料。
先確認一列代表什麼、row_id與transaction_line_id有何不同，再開始處理。

交付：
1. cleaned.csv：可納入本次已確認彙總的列，保留所有原欄位與row_id。
2. exceptions.csv：每個未納入列的原欄位、row_id與明確原因；重複要指出保留哪列。
3. 參考說明：逐列處理紀錄、各幣別的sale與refund分別合計、計算式與來源row_id。
4. 筆數檢查：原始每個row_id在兩份輸出中合計恰好出現一次，沒有重複或遺漏。

不要自行改業務規則、填補缺失金額、挑選衝突版本、合併不同幣別，或把退款改成負銷售。
缺資料就列出需要確認的欄位。若無法提供檔案，完整輸出CSV文字讓我另存。
最後回查每個合計使用的列，並說明哪些例外尚未解決。

以下是本次完整的處理規則與原始資料，請依上述要求開始。

【虛構練習資料｜處理規則】
這是一個單次匯出的交易明細快照，非會計帳或真實公司營運資料。
row_id：匯出時固定的來源列編號，排序或清理後不可改號。
transaction_line_id：本練習同一系統中唯一的交易明細識別碼；退款另有自己的明細ID。
order_id：訂單識別碼，同訂單可有多個品項／交易明細，不可只用它去重。
amount：該明細金額，均為非負數；空白是缺失，0是已知的零。
status：confirmed為已確認資料；pending為尚待確認，不納入本次已確認彙總。
type：sale為銷售明細；refund為退款明細，金額以正數單列，不改成負銷售。
original_line_id：退款所對應的原銷售明細ID；銷售列留空。

處理順序：
1. 原始檔只讀。按transaction_line_id分組，比較除row_id外的全部業務欄位。
2. 同ID若有任何業務欄位衝突，整組放exceptions.csv，不挑最新或較低值。
3. 同ID業務欄位完全相同，保留最先出現的來源列，其餘放exceptions.csv，標示重複對象。
4. 金額空白、pending或退款缺原銷售明細，放exceptions.csv，不猜、不補0。
5. 退款納入前核對原銷售明細、order_id、幣別；對不上先隔離。本例R09對應R02且一致。
6. 其餘放cleaned.csv，保留原row_id。不同currency、type分開加總，不跨幣別加總。
7. 每個raw row_id應且僅應出現在cleaned或exceptions其中之一，12列全有交代。

不將本練習金額稱為實收、淨利或財報營收。沒有手續費、稅、付款時間或匯率資料。
資料粒度與識別碼規則只適用本例，套用真實匯出前須確認來源系統的欄位定義。

【raw.csv｜12 列虛構原始資料】
row_id,transaction_line_id,order_id,item,type,currency,amount,status,original_line_id
R01,T01,O01,筆記本,sale,TWD,1200,confirmed,
R02,T02,O01,收納袋,sale,TWD,300,confirmed,
R03,T01,O01,筆記本,sale,TWD,1200,confirmed,
R04,T03,O02,桌燈,sale,TWD,900,confirmed,
R05,T03,O02,桌燈,sale,TWD,990,confirmed,
R06,T04,O03,工具包,sale,USD,40,confirmed,
R07,T05,O04,收納盒,sale,TWD,,confirmed,
R08,T06,O05,資料夾,sale,TWD,600,pending,
R09,T07,O01,收納袋退款,refund,TWD,300,confirmed,T02
R10,T08,O06,桌墊,sale,TWD,500,confirmed,
R11,T09,O07,試用卡,sale,TWD,0,confirmed,
R12,T10,O08,退款待核,refund,TWD,200,pending,

完成後，對照本文的逐列說明與合計。換成自己的資料時，先重新確認欄位定義與處理規則。

逐列對照：保留哪些，哪些需要再確認？

以下為編輯參考答案。你的結果可以換句話說，但來源列、納入範圍與數字應一致。先看 R01／R02／R03：前兩筆是同一訂單的不同品項；R03 才是 R01 的重複副本。

R01 · T01 · O01

TWD 1200

保留；銷售明細

R02 · T02 · O01

TWD 300

保留；銷售明細

R03 · T01 · O01

TWD 1200

與R01業務欄位完全重複；保留R01

R04 · T03 · O02

TWD 900

同明細ID有金額衝突；整組隔離，不擇一

R05 · T03 · O02

TWD 990

同明細ID有金額衝突；整組隔離，不擇一

R06 · T04 · O03

USD 40

保留；銷售明細

R07 · T05 · O04

TWD 空白

金額缺失；不補成0

R08 · T06 · O05

TWD 600

狀態待確認

R09 · T07 · O01

TWD 300

保留；退款單列

R10 · T08 · O06

TWD 500

保留；銷售明細

R11 · T09 · O07

TWD 0

保留；銷售明細

R12 · T10 · O08

TWD 200

狀態待確認，且缺原銷售明細ID

R04 與 R05 都叫 T03，卻分別是 900 和 990；兩列一起放進例外。R07 沒金額，不能當零；R11 明確是零，則保留。這些列不該都被「移除空值／重複值」一次處理掉。

重算結果：先對列，再對金額

12 列原始資料 = 6 列整理結果 + 6 列例外

整理結果：R01、R02、R06、R09、R10、R11。
例外清單：R03、R04、R05、R07、R08、R12。

TWD 已確認銷售明細：R01 1,200 + R02 300 + R10 500 + R11 0 = 2,000。
TWD 已確認退款明細：R09 = 300，原明細 T02 對應 R02，訂單與幣別相符。
USD 已確認銷售明細：R06 = 40；這份完整練習檔沒有符合條件的 USD 退款，所以該小計是 0。

不把 2,000 和 40 加成總營收，也不把退款當成負銷售混在一起。此處的「沒有 USD 退款」只針對這份完整練習檔；真的拿不到退款資料時，應寫未知。12 列都有交代能抓出漏列，逐筆金額與處理原因仍要另外核對。

OpenAI 的試算表使用說明也提醒，採用結果前要核對公式、計算、引用及改動的儲存格。本文以貼入 CSV 文字練習，不要求安裝試算表增益集。

合計不同時，怎麼要求修正？

先找是哪一組列有差異，再指出具體規則。例如：「你把 R02 當成 R01 的重複列，但它們的明細 ID 分別是 T02 和 T01。請恢復 R02，說明哪些合計會改變，保留其他正確結果。」這是編輯設計的錯誤情境，不是一次 ChatGPT 回答紀錄。

下一輪換一小份材料再試：可以增加同訂單的新明細、已確認的零金額，或一組矛盾資料，先自己寫下預期處理方式，再對照輸出。把修正後指令和規則留下來；能換資料重跑，才適合逐步搬進每月工作。

換成自己的 Excel：先填好這張交辦卡

完成 12 列練習後，先別只把原始資料換掉。請資料提供者確認下面四件事，再把練習規則改成你這份表的定義；不確定的欄位先留待確認。

一列的單位。是整張訂單、單一品項，還是一次狀態更新？例如同一訂單的兩個品項，不能只因訂單號相同就刪掉一筆。
識別碼與版本。哪個欄位或欄位組合能辨識同一筆業務資料？來源列編號只負責回查，不一定是去重鍵。若同一筆有多個版本，確認時間欄位及採用規則；沒有依據就先列例外。
這次合計的範圍。確認日期區間、狀態、幣別，以及退款是正數另列、負數，還是另一張表。不要直接套用練習檔的退款規則；缺資料時保留未知。
可以驗收的答案。先選一小份有代表性的資料，自己標出重複、衝突、空白和已知零值的預期處理。要求每個來源列都有去向，再核對分類與合計；列數相符不代表金額一定正確。

把空格填完，再交給 AI

這張卡只整理你已確認的規則，不含原始資料。先保留原檔，以副本練習；可用去識別的小樣本確認做法。

這次要交付：［整理結果／例外清單／分組合計］
一列代表：［　］；來源列編號欄位：［　］
判斷同一筆資料的欄位：［　］；版本採用規則：［　］
納入日期、狀態與幣別：［　］
退款、空白、零值、衝突的處理方式：［　］
目前還不知道、不能自行假設的事：［　］
我已核對的小樣本與預期結果：［　］
請先指出規則缺口；有缺口的資料列出待確認，不自行補值。
保留原始欄位與來源列編號，另交整理結果及例外清單。
先逐列核對去向，再依已確認的範圍合計，附回查方法。

如果連「要交付什麼、哪些材料能用」都還沒定，先填AI 交辦前的六題工作說明，再回來補表格規則。小樣本通過後才逐步增加資料量；新增欄位、狀態或資料來源時，要重新確認規則。

交件前可接著用六項 AI 工作成果驗收清單檢查來源與版本；如果材料是會議文字，則看ChatGPT 會議紀錄範例，把同樣的交辦方法換成決議與待辦。

ChatGPT 整理 Excel 教學：判斷重複資料，附練習檔與答案

學域 Realms 編輯團隊2026 年 9 月 11 日更新：2026 年 9 月 27 日約 12 分鐘（含練習材料）

先說這次要交什麼

直接複製完整練習下載 Excel 活頁簿對照逐列答案換成自己的資料

先問：一列代表什麼，哪個 ID 才能用來去重？

下載練習：12 列原始資料和核對答案

所有品項、編號與交易都是虛構。想直接用 Excel 開始，可以下載下方活頁簿；想逐份查看純文字材料，則使用後面的 CSV 與規則檔。

一份 Excel，分頁練習與核對

內含「練習說明、原始資料、整理答案、例外答案」四個分頁，保留空白金額與已知的 0；答案區附分幣別、分類型的合計公式。

下載 Excel 練習活頁簿（XLSX）

分開下載也可以。CSV 是純文字資料表；若用 Excel 開啟中文出現亂碼，改由「從文字／CSV」匯入並選 UTF-8。

原始資料（12 列）處理規則完整練習（指令＋規則＋原始資料）整理結果（6 列）例外清單（6 列）逐列說明與重算答案

展開原始 CSV，直接複製練習

row_id,transaction_line_id,order_id,item,type,currency,amount,status,original_line_id
R01,T01,O01,筆記本,sale,TWD,1200,confirmed,
R02,T02,O01,收納袋,sale,TWD,300,confirmed,
R03,T01,O01,筆記本,sale,TWD,1200,confirmed,
R04,T03,O02,桌燈,sale,TWD,900,confirmed,
R05,T03,O02,桌燈,sale,TWD,990,confirmed,
R06,T04,O03,工具包,sale,USD,40,confirmed,
R07,T05,O04,收納盒,sale,TWD,,confirmed,
R08,T06,O05,資料夾,sale,TWD,600,pending,
R09,T07,O01,收納袋退款,refund,TWD,300,confirmed,T02
R10,T08,O06,桌墊,sale,TWD,500,confirmed,
R11,T09,O07,試用卡,sale,TWD,0,confirmed,
R12,T10,O08,退款待核,refund,TWD,200,pending,

六條規則，比「幫我清理一下」更容易核對

同明細 ID 先比全部業務欄位。除了來源 row_id，其他欄位都相同才是本例可排除的匯出副本，保留最先出現的列，另一列留下重複原因。
同 ID 有矛盾，整組隔離。本例沒有可靠的版本時間，不能挑最後一列、較小金額，或平均兩個數字。若不是明確重複，先等來源確認。
空白不補零，待確認不算完成。amount 空白、status 為 pending 都列例外；confirmed 且明寫 0 的資料則保留。數字零和不知道是兩件事。
退款保留自己的身分。type 為 refund，amount 用正數單列，original_line_id 指向原銷售明細；先核對訂單、幣別與原明細。不要把原銷售抹掉，也不要直接改成負銷售混算。
幣別與類型分開。分別加總 TWD／USD 的 sale 與 refund。沒有匯率就不換算；這個練習也沒有手續費、稅或付款入帳時間，不能宣稱實收或淨利。
每列都有去向。原始每個 row_id 只能在 cleaned 或 exceptions 出現一次。例外不是被刪除，而是暫不納入本次合計的可追查資料。

可直接複製的 ChatGPT 資料整理指令

一次取得完整練習

下方已放入交辦指令、處理規則和 12 列虛構原始資料，不含整理答案。複製後貼到 ChatGPT 即可，不必分別開啟三份檔案。

完整練習文字（也可手動選取複製）

請依我提供的處理規則整理這份虛構交易明細，保留原始資料。
先確認一列代表什麼、row_id與transaction_line_id有何不同，再開始處理。

交付：
1. cleaned.csv：可納入本次已確認彙總的列，保留所有原欄位與row_id。
2. exceptions.csv：每個未納入列的原欄位、row_id與明確原因；重複要指出保留哪列。
3. 參考說明：逐列處理紀錄、各幣別的sale與refund分別合計、計算式與來源row_id。
4. 筆數檢查：原始每個row_id在兩份輸出中合計恰好出現一次，沒有重複或遺漏。

不要自行改業務規則、填補缺失金額、挑選衝突版本、合併不同幣別，或把退款改成負銷售。
缺資料就列出需要確認的欄位。若無法提供檔案，完整輸出CSV文字讓我另存。
最後回查每個合計使用的列，並說明哪些例外尚未解決。

以下是本次完整的處理規則與原始資料，請依上述要求開始。

【虛構練習資料｜處理規則】
這是一個單次匯出的交易明細快照，非會計帳或真實公司營運資料。
row_id：匯出時固定的來源列編號，排序或清理後不可改號。
transaction_line_id：本練習同一系統中唯一的交易明細識別碼；退款另有自己的明細ID。
order_id：訂單識別碼，同訂單可有多個品項／交易明細，不可只用它去重。
amount：該明細金額，均為非負數；空白是缺失，0是已知的零。
status：confirmed為已確認資料；pending為尚待確認，不納入本次已確認彙總。
type：sale為銷售明細；refund為退款明細，金額以正數單列，不改成負銷售。
original_line_id：退款所對應的原銷售明細ID；銷售列留空。

處理順序：
1. 原始檔只讀。按transaction_line_id分組，比較除row_id外的全部業務欄位。
2. 同ID若有任何業務欄位衝突，整組放exceptions.csv，不挑最新或較低值。
3. 同ID業務欄位完全相同，保留最先出現的來源列，其餘放exceptions.csv，標示重複對象。
4. 金額空白、pending或退款缺原銷售明細，放exceptions.csv，不猜、不補0。
5. 退款納入前核對原銷售明細、order_id、幣別；對不上先隔離。本例R09對應R02且一致。
6. 其餘放cleaned.csv，保留原row_id。不同currency、type分開加總，不跨幣別加總。
7. 每個raw row_id應且僅應出現在cleaned或exceptions其中之一，12列全有交代。

不將本練習金額稱為實收、淨利或財報營收。沒有手續費、稅、付款時間或匯率資料。
資料粒度與識別碼規則只適用本例，套用真實匯出前須確認來源系統的欄位定義。

【raw.csv｜12 列虛構原始資料】
row_id,transaction_line_id,order_id,item,type,currency,amount,status,original_line_id
R01,T01,O01,筆記本,sale,TWD,1200,confirmed,
R02,T02,O01,收納袋,sale,TWD,300,confirmed,
R03,T01,O01,筆記本,sale,TWD,1200,confirmed,
R04,T03,O02,桌燈,sale,TWD,900,confirmed,
R05,T03,O02,桌燈,sale,TWD,990,confirmed,
R06,T04,O03,工具包,sale,USD,40,confirmed,
R07,T05,O04,收納盒,sale,TWD,,confirmed,
R08,T06,O05,資料夾,sale,TWD,600,pending,
R09,T07,O01,收納袋退款,refund,TWD,300,confirmed,T02
R10,T08,O06,桌墊,sale,TWD,500,confirmed,
R11,T09,O07,試用卡,sale,TWD,0,confirmed,
R12,T10,O08,退款待核,refund,TWD,200,pending,

完成後，對照本文的逐列說明與合計。換成自己的資料時，先重新確認欄位定義與處理規則。

逐列對照：保留哪些，哪些需要再確認？

R01 · T01 · O01

TWD 1200

保留；銷售明細

R02 · T02 · O01

TWD 300

保留；銷售明細

R03 · T01 · O01

TWD 1200

與R01業務欄位完全重複；保留R01

R04 · T03 · O02

TWD 900

同明細ID有金額衝突；整組隔離，不擇一

R05 · T03 · O02

TWD 990

同明細ID有金額衝突；整組隔離，不擇一

R06 · T04 · O03

USD 40

保留；銷售明細

R07 · T05 · O04

TWD 空白

金額缺失；不補成0

R08 · T06 · O05

TWD 600

狀態待確認

R09 · T07 · O01

TWD 300

保留；退款單列

R10 · T08 · O06

TWD 500

保留；銷售明細

R11 · T09 · O07

TWD 0

保留；銷售明細

R12 · T10 · O08

TWD 200

狀態待確認，且缺原銷售明細ID

重算結果：先對列，再對金額

12 列原始資料 = 6 列整理結果 + 6 列例外

整理結果：R01、R02、R06、R09、R10、R11。
例外清單：R03、R04、R05、R07、R08、R12。

TWD 已確認銷售明細：R01 1,200 + R02 300 + R10 500 + R11 0 = 2,000。
TWD 已確認退款明細：R09 = 300，原明細 T02 對應 R02，訂單與幣別相符。
USD 已確認銷售明細：R06 = 40；這份完整練習檔沒有符合條件的 USD 退款，所以該小計是 0。

OpenAI 的試算表使用說明也提醒，採用結果前要核對公式、計算、引用及改動的儲存格。本文以貼入 CSV 文字練習，不要求安裝試算表增益集。

合計不同時，怎麼要求修正？

換成自己的 Excel：先填好這張交辦卡

完成 12 列練習後，先別只把原始資料換掉。請資料提供者確認下面四件事，再把練習規則改成你這份表的定義；不確定的欄位先留待確認。

一列的單位。是整張訂單、單一品項，還是一次狀態更新？例如同一訂單的兩個品項，不能只因訂單號相同就刪掉一筆。
識別碼與版本。哪個欄位或欄位組合能辨識同一筆業務資料？來源列編號只負責回查，不一定是去重鍵。若同一筆有多個版本，確認時間欄位及採用規則；沒有依據就先列例外。
這次合計的範圍。確認日期區間、狀態、幣別，以及退款是正數另列、負數，還是另一張表。不要直接套用練習檔的退款規則；缺資料時保留未知。
可以驗收的答案。先選一小份有代表性的資料，自己標出重複、衝突、空白和已知零值的預期處理。要求每個來源列都有去向，再核對分類與合計；列數相符不代表金額一定正確。

把空格填完，再交給 AI

這張卡只整理你已確認的規則，不含原始資料。先保留原檔，以副本練習；可用去識別的小樣本確認做法。

這次要交付：［整理結果／例外清單／分組合計］
一列代表：［　］；來源列編號欄位：［　］
判斷同一筆資料的欄位：［　］；版本採用規則：［　］
納入日期、狀態與幣別：［　］
退款、空白、零值、衝突的處理方式：［　］
目前還不知道、不能自行假設的事：［　］
我已核對的小樣本與預期結果：［　］
請先指出規則缺口；有缺口的資料列出待確認，不自行補值。
保留原始欄位與來源列編號，另交整理結果及例外清單。
先逐列核對去向，再依已確認的範圍合計，附回查方法。

交件前可接著用六項 AI 工作成果驗收清單檢查來源與版本；如果材料是會議文字，則看ChatGPT 會議紀錄範例，把同樣的交辦方法換成決議與待辦。